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La Chambre de Commerce de Nantes économise en dématérialisant ses achats
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Le Gila (Groupement interconsulaire de Loire-Atlantique), qui réunit les CCI de Nantes et Saint-Nazaire, vient de se doter d’un outil d’e-procurement, signé BuyingPack qui permet une dématérialisation complète de ses achats. Sur un total de 450 salariés, 200 utilisateurs ont été progressivement formés à l’outil. Premier bilan début novembre 2005 : 7.000 demandes d’achats et autant de commandes déjà traitées, représentant un chiffre d’affaires de 30 millions d’euros. 10.000 articles sont référencés dans les catalogues fournisseurs.
«À partir de son catalogue standard, le fournisseur offre un catalogue dédié au client», indique Xavier-Pierre Bez, responsable du développement de l’éditeur BuyingPack. «La solution permet également de traiter des articles hors catalogue.» 2.000 fournisseurs du Gila peuvent ainsi, via la plate-forme BuyingPack, recevoir des commandes par fichier dématérialisé, e-mail ou fax, selon les moyens mis à leur disposition.
Principal atout de la solution : son architecture "full web", le serveur d’applications web étant relié à l’intranet du groupement. La solution est ainsi reliée aux autres composantes du système d’information : finances, outils d’analyse, GMAO (gestion de maintenance), outils de communication.
Concrètement, l’utilisateur se connecte par identifiant et mot de passe. La demande d’achats passe par un circuit dématérialisé de validation interne : le bon de commande est signé par l’un des acheteurs du groupement puis transmis aux fournisseurs. Enfin, le rapprochement des factures permet la mise en paiement par la direction financière, grâce à une interface automatique en temps réel avec l’outil comptable.
Toutes les familles d’achats sont concernées. «Tout est géré en ligne, de la gestion des engagements au reporting, en passant par la gestion des catalogues fournisseurs. Près de 95 % des commandes du groupement passent par l’e-procurement», explique Jean-Bernard Guidt, directeur commercial de BuyingPack.
La solution entièrement dématérialisée doit permettre une réduction des dépenses d’achats de 5 à 10 %, par effet de volume et meilleure utilisation des accords cadres. Et surtout, la diminution des coûts de transaction devrait se chiffrer entre 40 à 60 % grâce à l’utilisation de catalogues en ligne, à l’allègement et à l’automatisation du circuit de commande. Le coût d’une commande traitée manuellement, estimé à 150 euros, peut être abaissé jusqu’à 30 euros dans le cas d’un circuit totalement dématérialisé.
