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Dématérialisation des procédures à l’OPAC Seine-Maritime

Date: 23 septembre 2006 - Imprimer cette page

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Au sein de l’Opac Seine-Maritime (76), qui gère 26 000 logements, les 80 agents responsables des états des lieux sont équipés depuis fin 2005 de stylos numériques. Doté d’une mini-caméra, ce produit Nokia (SU-1B) garde en mémoire tous les éléments inscrits sur les formulaires (notes, cases cochées...), reconnaissant également les zones concernées. Il incarne la première étape d’un processus à ce jour presque entièrement dématérialisé.

Les informations collectées par les stylos numériques sont transférées sur un ordinateur de l’Opac, par le biais d’un socle USB. Ces données sont ensuite envoyées à la société de services Keosys. Elle se charge de convertir le format propriétaire issu du stylo en XML. Cela permet ainsi de reconstituer le formulaire rempli (à partir de son image en PDF) comme s’il avait été scanné.

Après le passage d’une solution de reconnaissance de caractères (IRC), les informations transmises à Keosys sont validées par un centre de services, qui contrôle notamment le lien entre références de logement et de contrat. Une fois reconstitués, les formulaires au format XML sont renvoyés à l’Opac avant d’être intégrés à sa solution de gestion électronique de documents (Codexia), pour l’archivage des dossiers clients, et à son progiciel de gérance locative (Ulis, de Sopra).

Le flux d’état des lieux (combinant XML et images) est intégré au processus de gestion des soldes de tout compte de l’Opac, basé sur l’environnement Lotus Notes. Le traitement du flux est réalisé par le biais d’un dispositif de "calque" conçu pour automatiser partiellement la comparaison entre états des lieux d’entrée et de sortie des locataires, tout en repérant par le biais d’alertes les éventuelles réparations à réaliser. Le dispositif de calques permet également de contrôler le relevé d’energie réalisé lors de l’état des lieux, et de revenir via le progiciel Ulis sur l’historique des consommations.

Mise en production fin 2005, l’application de gestion des états des lieux a été complétée par le module de création des devis en juin 2006. Reste encore la mise en œuvre d’une fonction pour dématérialiser la signature des devis dépassant un certain seuil de délégation. Une étape qui est donc encore réalisée par manipulation de dossiers.